Consultante et psychologue du travail
Open space, flex office 1/2 : quels impacts ?
De plus en plus d’entreprises quittent le fonctionnement en bureau isolé et optent pour des modes d’organisation du travail inspirés des Anglo-saxons : open space, flex office, coworking, etc.
Dans ces situations de transformation, il est fondamental de mettre en place une conduite de projet et un accompagnement du changement qui mettront le facteur humain au cœur de la réflexion et de l'action.
En premier lieu, il est nécessaire de se poser la question de la pertinence des méthodes de travail en coopératif.
Thibault Sallé, Etudiant en Master 2 d’ergonomie et psychologie cognitive, nous livre dans cet article des points de repère sur l’open space et le flex office.
L'Open Space
Définition
L’open space est un anglicisme qui désigne un espace de travail collectif dans lequel les différents postes ne sont pas séparés par des cloisons. Cet espace étant totalement ouvert les personnes se voient et s’entendent. Très en vogue, l’open space se développe de plus en plus dans les entreprises.
Avantages et bénéfices de l’Open Space
Si les open spaces se développent ainsi ce n’est pas sans raison.
Le premier bénéfice de l’open space est d’ordre économique. L’open space permet de réduire de 10 à 40 % la surface des bureaux ce qui est un bénéfice économique important pour l’entreprise.
Cet espace gagné peut aussi permettre de dégager de l’espace pour des endroits conviviaux ou de détente.
De par sa configuration ouverte, l’open space a vocation à faciliter les communications entre les travailleurs. Les flux d’échanges raccourcissant, logiquement cela favorise un gain de temps et simplifie la circulation des informations. Cela peut aussi faciliter la collaboration entre les équipes.
Enfin, dans les open spaces on assiste à un assouplissement des relations hiérarchiques traduit par le fait que collaborateurs et hiérarchie travaillent sur un pied d’égalité dans l’espace collectif ... s'ils sont effectivement réunis, ce qui n'est pas toujours le cas ar dans certaines entreprises les managers conservent des bureaux individuels ce qui n'est pas sans causer des grincements de dents !
Inconvénients de l’open space
Mais si l’open space présente certains avantages, il présente aussi différents risques impactant le collaborateur et par extension les performances de l’entreprise.
Le bruit apparait comme la première nuisance pour les collaborateurs. Ce bruit trop important est une source d’insatisfaction et de stress. Il peut aussi causer un déficit motivationnel et nuire à la qualité du travail réalisé.
La conséquence la plus flagrante d’un passage en openspace est le nombre de perturbations qui va impacter les travailleurs. En moyenne au nombre de 150 par jour, les perturbations vont déconcentrer les travailleurs toutes les trois à quatre minutes. Ce n’est pas sans conséquence, un travailleur va mettre environ 15 minutes pour retrouver sa concentration après une interruption de tâche. Cela représente un manque à gagner de 86 minutes par jour et par collaborateur. Et si les perturbations impactent l’efficience du travailleur, elles favorisent aussi son épuisement cognitif.
Enfin, le manque d’intimité et de confidentialité combiné à la densité peut entrainer un sentiment d’étouffement et pour certains se révéler difficile. Le taux d’absentéisme pour maladie est d’ailleurs plus important en open space qu’en bureau isolé.
Le Flex Office
Définition
Le flex office, ou espace de travail dynamique, est un mode d’organisation du travail qui consiste à ne pas attribuer de bureaux fixes aux salariés. Les bureaux sont mis à disposition pour un temps de travail de quelques heures ou d’une journée. Chaque matin, le salarié récupère ses affaires (ordinateur, smartphone, etc.) dans son casier et s’installe sur l’un des bureaux disponibles. Lorsqu’il a fini, le salarié doit libérer le bureau et peut remettre ses affaires dans le casier. Ce mode d’organisation pousse les salariés au nomadisme.
Le flex office se développe pour répondre au manque à gagner que représente le nombre grandissant de bureaux vides dans les entreprises alors qu’à l’inverse les salles de réunions sont surchargées. Cette problématique est due au développement du télétravail, du travail en mode projet et des nouvelles techniques d’information et de communication (NTIC).
Avantages du flex office
En matière de gain de place le flex office pousse encore plus loin la rationalisation que ne le fait l’open space. Par conséquent, il offre des bénéfices économiques plus importants encore dus aux gains d’espace.
Les bénéfices de communication sont les mêmes que l’open space.
Le bénéfice le plus important du flex office est d’offrir aux travailleurs des environnements de travail à la carte, c’est-à-dire qu’il propose différents espaces de travail qui se veulent adaptés aux différents types de travail à effectuer.
Les impacts néfastes du flex office
Comme pour le télétravail, le flex office soulève des questions managériales : comment être en support aux activités de collaborateurs qui changent de place ? Comment évaluer, et contrôler certains aspects comme le respect des horaires de travail ? D’autres modalités de support doivent donc être instaurées, et un lien de confiance doit se développer.
Avec le flex office, un manque de repères se développe. Sans bureau attitré il n’y a pas de personnalisation possible (pas de photos, post-it ou autres) pour les salariés et donc pas d’appropriation de l’espace. Ce manque de repères peut avoir des conséquences délétères sur le salarié et aussi impacter son sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Enfin, avec des situations et des collègues qui changent régulièrement il y a un risque d’isolement important.
Conclusion
Les modes d’organisation de type Open Space et Flex Office présentent donc chacun des avantages et peuvent être pertinents dans certains contextes. Toutefois, il est nécessaire de bien prendre en compte les risques qui leur sont associés. Pour limiter ces risques, il est recommandé de bien penser les locaux en fonction des activités réalisées et de l’entreprise. Aussi, la mise en œuvre de ce changement demande à être bien encadrée : managers formés, salariés préparés, changement accompagné. Ces précautions permettront de valoriser l’efficience de ces changements.
Bibliographie et références
« Reprendrez-vous un peu d’open space », Cerveau & Psycho, N°80, 2016
« Travail, espace et temps : baromètre de la qualité de vie au travail », Baromètre Actinéo, 2017
France Inter. Enquête sur les nouveaux « Sans Bureau Fixes », 10 février 2017, https://www.franceinter.fr/emissions/l-enquete-de-secrets-d-info/l-enquete-de-secrets-d-info10-fevrier-2017
Cet article a été écrit par Thibault Sallé, Etudiant en Master 2 d’ergonomie et psychologie cognitive.